Prywatny telefon na potrzeby firmy w zamian za ekwiwalent a podatek dochodowy

Często zdarza się że przedsiębiorstwa, w szczególności handlowe, dochodzą do wniosku, że zamiast inwestować w sprzęt przekazywany pracownikom do wykonywania przez nich swoich obowiązków, korzystniej jest zawrzeć z nimi porozumienie, na podstawie którego pracownik zgodzi się wykorzystywać swój prywatny sprzęt (telefon, komputer, samochód itp.) na potrzeby pracodawcy w zamian za odpowiedni ekwiwalent pieniężny. Z naszych obserwacji wynika, że rozwiązanie to zyskuje obecnie coraz większą popularność. W związku z tym warto sprawdzić, czy tego typu konstrukcja jest również korzystna i bezpieczna pod względem podatkowym.

Przepisy Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych przewidują jako zasadę powszechność opodatkowania – zgodnie z nią opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów od których na podstawie regulacji rangi ustawowej zaniechano poboru podatku. Jednocześnie w myśl art. 21 ust. 1 pkt 13 Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, wolne od podatku dochodowego są ekwiwalenty pieniężne za używane przez pracowników przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, stanowiące ich własność.

Biorąc pod uwagę powyższą regulację uznać należy, że zwolnienie z opodatkowania świadczeń mających na celu zwrot kosztów poniesionych przez pracownika z tego tytułu ma zastosowanie po spełnieniu łącznie następujących warunków:

1. ekwiwalent musi być wypłacony w pieniądzu (kryterium formy);
2. kwota ekwiwalentu powinna odpowiadać poniesionym przez pracownika wydatkom, to znaczy musi zachodzić racjonalny związek pomiędzy kwotą wypłaconą pracownikowi a wartością używanych dla celów pracodawcy narzędzi, materiałów lub sprzętu należących do pracownika oraz stopniem ich zużycia dokonanego w trakcie tego używania (kryterium ekwiwalentności);
3. narzędzia, materiały lub sprzęt muszą stanowić własność pracownika (kryterium własności);
4. narzędzia, materiały lub sprzęt należące do pracownika muszą być wykorzystywane przy wykonywaniu pracy na rzecz pracodawcy (kryterium zastosowania).

W poprzednich latach organy podatkowe nie zawsze zgadzały się na zwolnienie z podatku kwot refundowanych pracownikom w związku z wykorzystywaniem przez nich prywatnego sprzętu na potrzeby pracodawcy. Warto jednak odnotować, że w ostatnim czasie możemy zaobserwować istotną zmianę podejścia fiskusa do tego zagadnienia. Organy podatkowe zdają się zaczynać rozumieć, że otrzymywany przez pracowników ekwiwalent jest w istocie rekompensatą z tytułu przyśpieszonej amortyzacji sprzętu wykorzystywanego do celów zawodowych. Opierając się bowiem na zasadach doświadczenia życiowego można stwierdzić, że wykorzystując na co dzień komputer lub samochód do celów zawodowych ulega on bez wątpienia szybszemu zużyciu. Z praktyki podatkowej naszej Kancelarii wynika, że przykładowo Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi w interpretacji indywidualnej z dnia 8 maja 2015 r. uznał, że ze zwolnienia podatkowego może korzystać pracownik otrzymujący ekwiwalent pieniężny za wykorzystywanie własnego telefonu komórkowego do celów służbowych (IPTPB1/4511-153/15-5/MD). Natomiast w piśmie z dnia 12 listopada 2013 r. analogiczne stanowisko zostało przedstawione przez Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach (IBPBII/1/415-791/13/Asz).

Jeśli mają Państwo pytania w związku z powyższym tematem, prosimy o kontakt z Kancelarią. Nasi prawnicy udzielają porad podczas spotkań w Kancelarii, jak również drogą mailową, telefonicznie oraz za pośrednictwem Skype.

Paweł Galiński

radca prawny

Galiński & Kleina Kancelarie Radców Prawnych